USŁUGA PRAWNAZakładanie spółki w Polsce przez obcokrajowca

Przedsiębiorca zagraniczny to osoba lub firma spoza Polski, która prowadzi działalność gospodarczą poza granicami kraju. Definicja ta obejmuje zarówno osoby fizyczne bez polskiego obywatelstwa, jak i firmy zagraniczne oraz jednostki organizacyjne z siedzibą poza Polską. Pamiętaj, że obywatele polscy, którzy prowadzą działalność gospodarczą za granicą, także są uważani za przedsiębiorców zagranicznych.

Przedsiębiorcy zagraniczni państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a także Stanów Zjednoczonych Ameryki oraz Konfederacji Szwajcarskiej, mogą prowadzić w Polsce działalność gospodarczą w postaci:

• jednoosobowej działalności,
• spółki kapitałowej oraz osobowej,
• świadczenia usług transgranicznych,
• oddziału przedsiębiorcy zagranicznego,
• przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego.

Przedsiębiorcy zagraniczni państw, którzy nie należą do UE oraz innych grup państw wskazanych wyżej, mają prawo do podejmowania i wykonywania w Polsce działalność gospodarczą w postaci:

• jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki prawa handlowego,
• spółki komandytowej, i komandytowo-akcyjnej,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej,
• przystąpienia do spółek,
• zakładając w Polsce oddział przedsiębiorcy zagranicznego.

Nieodłącznym elementem rzeczywistości gospodarczej jest dokonywanie fuzji i przejęć, których prawną konsekwencją jest konieczność dokonania formalnego połączenia lub podziału spółek prawa handlowego. Dzięki współpracy z biegłymi rewidentami i doradcami podatkowymi Kancelaria Prawna ZKZ może zaoferować doradztwo i reprezentację na każdym etapie procesu łączenia i podziału spółek.

Mimo obietnic kolejnych rządów, założenie spółki nadal jest w Polsce procesem skomplikowanym, dlatego jego przeprowadzenie warto powierzyć Kancelarii Prawnej ZKZ. W ramach usługi założenia spółki klient otrzymuje:

• analizę swojej sytuacji i dobór odpowiednich narzędzi,
• sporządzenie projektu umowy spółki (lub statutu),
• rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, Głównym Urzędzie Statystycznym oraz Urzędzie Skarbowym.

Rozwój istniejących przedsiębiorstw wymaga często przebudowania ich struktur, włączając w to dokonanie przekształceń w rozumieniu prawa handlowego. W zależności od potrzeb klienta przekształcić można:

• spółkę cywilną w dowolną spółkę prawa handlowego,
• spółkę osobową jednego typu w spółkę osobową innego typu lub spółkę kapitałową,
• spółkę kapitałową jednego typu w spółkę kapitałową innego typu lub spółkę osobową.

Usługa przekształcenia spółki obejmuje przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów oraz dokonanie rejestracji przekształconej spółki we właściwych sądach, rejestrach i urzędach.

Przedsiębiorstwo prowadzone w formie spółki prawa handlowego niesie za sobą wiele korzyści, wśród których wymienić należy przede wszystkim: ograniczenie lub całkowite wyłączenie odpowiedzialności majątkiem osobistym przedsiębiorcy, optymalizacja podatkowa, swoboda dokonywania zmian w składzie osobowym przedsiębiorstwa, ułatwienia w zarządzaniu rozrastającymi się strukturami przedsiębiorstwa.

Tworzenie oddziałów przez przedsiębiorców zagranicznych z państw członkowskich co do zasady nie doznaje żadnych ograniczeń. Z kolei dopuszczalność tworzenia oddziałów przez przedsiębiorców zagranicznych z państw innych niż państwa członkowskie jest uzależnione od tego czy:

• umowy międzynarodowe zapewniają polskim przedsiębiorcom podobne uprawnienia za granicą (jest to tzw. zasada wzajemności) oraz,
• umowy międzynarodowe ratyfikowane przez Polskę nie stanowią inaczej.

Przedsiębiorca zagraniczny w ramach oddziału może wykonywać działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie, w jakim prowadzi tę działalność za granicą.

Przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział jest obowiązany ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego – pełnomocnika zwanego również reprezentantem oddziału. Polskie prawo nie określa żadnych wymogów co do wyboru reprezentanta – nie musi być to polski obywatel ani pracownik oddziału, ani osoba władająca językiem polskim. Pełnomocnik musi jednak posiadać adres na terytorium RP.

Od wniosku o rejestrację oddziału spółki zagranicznej pobierane są opłaty:

• 500 zł – opłata sądowa za wpis,
• 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Dodatkowe koszty to te związane z tłumaczeniem dokumentów na język polski, klauzulą apostille, legalizacją. Oddział jest samodzielną jednostką organizacyjną przedsiębiorcy zagranicznego, jednak nie posiada osobowości prawnej. To oznacza, że wszelkie prawa i obowiązki powstałe w wyniku działalności oddziału przysługują przedsiębiorcy zagranicznemu.

Przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach oddziału po uzyskaniu wpisu oddziału do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Do wniosku o wpis oddziału do rejestru KRS potrzebne będą następujące dokumenty:

• odpis aktu założycielskiego, umowy lub statutu spółki przedsiębiorcy zagranicznego wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;
• odpis z rejestru przedsiębiorców, na podstawie którego przedsiębiorca zagraniczny jest uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na terytorium swojego kraju wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;
• wskazanie adresu w Polsce osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;
• uchwała zarządu spółki przedsiębiorcy zagranicznego o utworzeniu oddziału i ustanowieniu osoby reprezentującej zagranicznego przedsiębiorcę w oddziale wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;
• inne dokumenty, na przykład pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Przedsiębiorca zagraniczny, który utworzył oddział, jest obowiązany:

• używać do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z nazwą formy prawnej przedsiębiorcy przetłumaczoną na język polski oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”,
• prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim, zgodnie z przepisami o rachunkowości,
• zgłaszać ministrowi właściwemu do spraw gospodarki wszelkie zmiany stanu faktycznego i prawnego (na przykład gdy nastąpiło otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego lub przedsiębiorca utracił prawo wykonywania działalności gospodarczej).

Prowadzenie przedstawicielstwa firmy zagranicznej nie uprawnia do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca zagraniczny ma obowiązek używać oryginalnej nazwy firmy wraz z dodaniem wyrazów „przedstawicielstwo w Polsce”.

Przedstawicielstwo można założyć tylko na 2 lata. Na wniosek przedsiębiorcy zagranicznego — złożony w ciągu ostatnich 90 dni obowiązywania wpisu — wpis może zostać przedłużony na kolejny okres 2 lat.

Opłata od wniosku o wpis do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych wynosi 1000 zł

Dodatkowe koszty to te związane z tłumaczeniem dokumentów na język polski, klauzulą apostille, legalizacją oraz opłatą od pełnomocnictwa.

Przedsiębiorca zagraniczny ma obowiązek prowadzić oddzielną rachunkowość dla przedstawicielstwa – w języku polskim i zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Przedstawicielstwo nie jest podatnikiem VAT, ponieważ nie prowadzi własnej działalności gospodarczej. Jest ono bowiem tylko częścią zagranicznego przedsiębiorcy. Prawo do ubiegania się o zwrot VAT z faktur zapłaconych przez przedstawicielstwo oraz o zwrot zapłaconego w ramach działalności przedstawicielstwa podatku VAT przysługuje tylko zagranicznemu podmiotowi.

Utworzenie przedstawicielstwa wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Wniosku o wpis do rejestru przedstawicielstw można złożyć jedynie w formie papierowej i musi zawierać:

• nazwę, siedzibę i formę prawną przedsiębiorcy zagranicznego;
• przedmiot głównej działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego;
• imię i nazwisko osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;
• adres siedziby przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ponadto do wniosku trzeba dołączyć:

• urzędowy odpis dokumentu potwierdzającego rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego, na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą (opatrzony apostille lub zalegalizowany);
• poświadczony urzędowo dokument określający adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji, jeżeli dokument, o którym mowa w pkt a), nie zawiera niezbędnych informacji w tym zakresie;
• dokument potwierdzający upoważnienie osoby wskazanej we wniosku do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w przedstawicielstwie, zawierający imię i nazwisko osoby upoważnionej, jej datę urodzenia, imiona jej rodziców oraz numer dokumentu tożsamości, którym osoba ta posługuje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wraz z potwierdzeniem przyjęcia tego upoważnienia przez osobę upoważnioną.

Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być opatrzone tłumaczeniami przysięgłymi na język polski.

Przedsiębiorca zagraniczny – zamiast oddziału lub przedstawicielstwa na terytorium Polski – może również utworzyć tzw. spółkę zależną, potocznie nazywaną „spółką córką”. Spółka-córka w ścisłym znaczeniu tego słowa może być utworzona wyłącznie w formie spółki kapitałowej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej).

Inne etapy tworzenia spółki-córki są tożsame z etapami tworzenia klasycznej spółki z o.o. lub spółki akcyjnej.

Należy pamiętać, że przy zakładaniu spółki zależnej należy określić jej kapitał zakładowy. W przypadku sp. z o.o. minimalna wartość kapitału zakładowego to kwota 5 000 zł, z kolei w przypadku spółki akcyjnej kapitał zakładowy powinien wynosić co najmniej 100 000 zł. Spółka zależna ma możliwość tworzenia kapitału zapasowego, jednak możliwość jego utworzenia powinna być zawarta w umowie lub statucie spółki.

W zależności od rodzaju spółki, którą przedsiębiorca zagraniczny zamierza założyć, a także sposobu jej założenia – osobiście lub przez pełnomocnika, rodzaj i ilość dokumentów może się różnić.

To co będzie jednak niezbędne, to:

• odpis aktu założycielskiego, umowy lub statutu spółki przedsiębiorcy zagranicznego wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;
• odpis z rejestru przedsiębiorców, na podstawie którego przedsiębiorca zagraniczny jest uprawniony do wykonywania działalności gospodarczej na terytorium swojego kraju wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,
• uchwałę podjętą przez organ zarządzający przedsiębiorstwem zagranicznym, wyrażającą zgodę na utworzenie spółki zależnej na terytorium Polski.

W przypadku niektórych dokumentów – niezbędnych do złożenia wniosku o wpis oddziału/spółki zależnej do rejestru przedsiębiorców KRS lub do rejestru przedstawicielstw – wymagane będzie uzyskanie klauzuli apostille lub legalizacji. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów urzędowych.

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny oraz legalny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą. Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną Konwencji Haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.

Instytucja pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych została określona w art. 98 – 109 k.c. Polega na upoważnieniu pełnomocnika do działania w imieniu i ze skutkami dla mocodawcy, czyli na tzw. jego rachunek (koszt i ryzyko). Zakresem umocowania mogą być objęte zarówno czynności prawne, jak i inne zgodne z prawem zachowania. Pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, przede wszystkim osoba prawna. Istnieją trzy rodzaje pełnomocnictw: ogólne (czynności zwykłego zarządu), rodzajowe (czynności danego rodzaju spraw), szczególne (czynności konkretnie oznaczone). W formie pisemnej pod rygorem nieważności musi zostać złożone pełnomocnictwo ogólne.

Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Pełnomocnik – o ile takie upoważnienie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa – może ustanawiać dalszych pełnomocników. Zasadniczo to od mocodawcy zależy zatem, czy pełnomocnik będzie mógł ustanawiać tzw. substytutów. Pełnomocnictwo może być odwołane w każdej chwili. Nie wymaga to zgody pełnomocnika, wystarczy, że oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa w sposób wyraźni i zrozumiały, zostanie złożone pełnomocnikowi.